「テンプレート仕事術」という本を読みました。テンプレートを活用したら、質の高い仕事を効率的に行うことができそうだなと思いこの本を手に取りました。
テンプレート化すれば、何事も、短時間で正確に成し遂げることができる。その結果、仕事もうまくいき、プライベートも充実する。ひいては、思いどおりの人生を送ることができる。上場IT企業の社長が書いた、「定型化」「非属人化」によって自分を効率化させるノウハウ。
テンプレート仕事術とは？
テンプレート仕事術とはなんでしょうか。テンプレートという単語がわかりにくいので、goo辞書で調べてみました。
テンプレート【template】の意味 – 国語辞書 – goo辞書
- 型板。
- 四角形や円などがくりぬいてある定規板。内側の縁に沿って図形を描くもの。
- 歯のかみ合わせを矯正する器具の一種。
- パソコンのキーボード上に置く、キーの機能を表示したシート。
- パソコンで、表計算やデータベース用ソフトのサンプル集。形式を整えてあり、すぐに利用できる。フォーム。
とあります。
何かの雛形をベースとして、仕事をすすめていく方法が「テンプレート仕事術」といえそうです。その雛形というものは、何でしょうか？
- マニュアル
- 作業リスト
- チェックリスト
などが雛形になりそうです。マニュアルをベースに仕事を行えば、毎回仕事のやり方を検討する時間は省略できますし、マニュアルにノウハウが詰めこまれていれば、一定以上の品質が期待できます。
そのような雛形は、
- 自分が作ったものを自分で活用する
- 自分が作ったものを人が活用する
- 人が作ったものを自分が利用する
などさまざまな局面で利用できそうです。
テンプレート仕事術とは、自分のノウハウを整理して再利用できるようにする、人のノウハウを利用する、自分のノウハウを人に利用してもらう、ということです。ノウハウが重要なキーワードです。
以下のサイトの中で、暗黙知と形式知について解説があります。
「知識創造企業」に解説されている組織における知識変換の４つのプロセスを要約して紹介します。
1. 共同化
暗黙知→暗黙知:メンバが体験を共有することによって、考え方や技法・技能を創造するプロセス
2. 表出化
暗黙知→形式知:暗黙知を明確なコンセプトに表すプロセス
3. 連結化
形式知→形式知:コンセプトを組合わせて新しい知識体系を創りだすプロセス。
4. 内面化
形式知→暗黙知:個々人の体験が共同化、表出化、連結化を通して暗黙知として内面化されるプロセス。
ノウハウには暗黙知と形式知の２つの状態があります。暗黙知とは、簡単にいうと「言語化できていないノウハウ」で、形式知は「言語化できたノウハウ」です。暗黙知は言語化できていないので、そのノウハウを取得しようと思ったら、そのノウハウを持った人から盗まないといけません。逆に形式知は言語化できていますので、マニュアルやチェックリストのような形でノウハウが整理されておりますので、ノウハウを持った人から直接盗まなくても、獲得できます。
暗黙知を暗黙知で伝えるのは効率が悪いということです。暗黙知をテンプレート化することによって、形式知にかえて、仕事の効率を図っていくべきなのです。
本書で紹介されているテンプレートとして、アポイントを取るための効果的な方法が紹介されております。アポイントは「朝」「休日」「雨」にとれといいます。いずれも比較的時間が空きやすいので、このような時間に接触すればアポイントを取りやすくなるといいます。
このようなノウハウ（暗黙知）をなんらかのアウトプット（形式知）にまとめ、テンプレートとして活用すると、仕事が効率化できるのです。
