「コンサル一年目が学ぶこと」を読んだ。
著書のタイトルでは、コンサル１年目と限定しているだが、一般的に共通することが多い。この本の目次をみると、なるほどと思うことが多く、若い人に指導する事項が多く記載されている。
企業に就職すると、マナー、業界用語、自社の商品、自社の顧客、必要スキルの習得など１年目が覚えることが多く、多くの企業は新入社員研修でこららを一気に覚える。
ただ、研修が終わってもすべてをマスターできるわけではないので、OJTなど実践をつうじて成長していく。指導側からみると、新入社員は毎年入ってくるので、いつも同じことを指導する。そこで、よく指導する共通事項を、この本に記載されていることを中心に抜粋してみたいと思う。
話す、聞く技術
結論から話す
仕事では部下に「期日までに終わりそうか？」と質問することがある。
終わる見込みがない部下は、終わらせようという意思はあるが、終わらない理由を説明して、質問にすぐに回答しない人が多い。また、学校時代の国語の起承転結の癖が抜けないからなのか、一番最後に回答する人が多い。
「終わりそうにありません。なぜならば、・・・」という、結論、理由という形で答えてほしい。
端的に答える
結論から話すと同じだが、Yes or Noどちらなのかを質問している場合でも、Yes/Noで答えてくれない人がいる。
「期日までに終わりそうか？」という質問に対しては、「終わりそうです」「終わりません」のいずれかの回答を期待しているのに、「お客さまから電話があり至急対応しなくては行けない件が発生し・・・」などとできなかった理由を説明する人が多い。
数字で答える
「今週のお客さま訪問先件数は何件か？」と聞いても、「先週より少なくなったです」と数値で答えてくれないことがある。
もし、分からないのであれば、「分からない」と答えて欲しいし、「１０件です」と数字で答えて欲しい。
仕事の期待値を把握する
仕事を依頼した時に、下記のようなことを理解すると、一段階上の仕事ができるようになる。
- 仕事の背景と目的
仕事の背景と目的がわかると、依頼した内容の行間を読めるようになる。依頼された内容に困難が生じた場合でも、代替策がわかるようになる。 -
成果イメージ
成果物イメージが一致していないと、完成したドキュメントが作業者指示者のイメージと違った場合、今までの作業がすべて無駄になってしまう。 -
クオリティ
たたき台の資料なのか、完成の資料なのかによって、作成する時間が大きく異る。どの程度の品質を要求されているかを確認しなければならない。 -
優先順位・緊急度
クオリティと似ているが、他の作業よりも優先する必要があるかを確認しないといけない。頼んだ側は他の作業のことを理解していないから、すぐにやってもらえると思っている。
書く技術
議事録を書く
新人に最初に指導するのは議事録を書くこと。学生時代は議事録を書く経験があまりないので、文章の書き方から指導することが多い。
議事録を何を書いたらいいかわからないという新入社員も多い。
- 決定事項
- 決まらなかったこと
- 確認が必要なこと
- TODO
上記のようなことを書いてある必要がある。
報告書を書く
報告書を書くときに、事実と解釈とアクションを分けて書いて欲しいと思う。
例えば、「やる気がなくなっているので、先輩が確認してみてください。」という報告があったとする。どうしてやる気がなくなっているように見えるのかということも書いて欲しい。
事実：先週から後輩が週に２階ほど遅刻するようになった。
解釈：やる気がなくなっているように思えた。
アクション：先輩が確認して欲しい。
事実を書かない報告はよく見る。なぜ事実を書かないのかを考えてみた時に、おそらく「人の悪口を言ってはいけない」という思い込みがあるからだと思う。ただ、このようなケースは悪口ではなく事実なのだから、速やかに報告されるべきなのだ。特に、良くないケースであれば真っ先に報告しなければならない。
作成スピードの向上
ドキュメントを作成するスピードは人によって異なる。新入社員の時は、なるべく早くドキュメントを作成する訓練が必要である。例えば、タイピングスピードを上げたり、出来る限りマウスをつかわないようにし、ショートカットを多様するなどだ。
マインド
会議にでたら必ず発言する
会議で参加して何も発言しなかったら、ひどく怒られた経験がある。自分が新人だった時の話で、その時は何か発言しても、当たり前の発言しかできないと勝手に思い込み、まわりに迷惑をかけてしまう恐怖心から、発言できないでいた。
ただ、発言せずに怒られたことで、どうせ怒られるのならば、積極的に発言して、怒られたほうがマシだという考え方に変わった。なにかを発言しようという姿勢をもって会議に参加していると、会議も真剣に参加できるようになった。また、部外者に近い立場で物事をみれるので、新人の時の発言は非常に重宝していただけた経験が多かった。
それ以来、私も会議で発言しなかった人を見かけたら、必ず発言するように指導するようになった。
